Executive coaching
Bakgrund
En ny chef vill få stöd i sin roll som chef i högsta ledning i en stor organisation med drygt 1 200 medarbetare. Chefen har tidigare arbetat som avdelningschef och är en erfaren ledare. Idag har chefen en ledningsgrupp med sju avdelningschefer. Chefen upplever att avdelningscheferna har starka viljor och fokuserar på sina respektive verksamhetsområden. Chef upplever vidare att kulturen är att avdelningscheferna löser problemen på egen hand och utifrån sina respektive intresseområden istället för att utgå från vad som gynnar organisationen. Chef vill nu nå fram med sin vision om en sammanhållen organisation vilken arbetar mot gemensamma mål. Chef upplever i sin roll svårigheter att leda och få fram sitt budskap, vilket upplevs som ett otydligt ledarskap. Att det uppleves som otydligt har chef fått som återkoppling av avdelningschefer.
Mål
Mål med insatsen är att chef ska stärkas i sin roll som chef och som strategisk ledare, kunna kommunicera på olika nivåer, skapa delaktighet och engagemang samt utöva ett tydligt, personligt och modigt ledarskap.
Förslag på upplägg
Vi anser att varje insats gällande executive coaching är unik utifrån de förutsättningar och frågeställningar som varje chef har behov av att bearbeta. Våra konsulter har olika kompetenser och erfarenheter och vi matchar noga ihop konsult efter uppdrag. Varje uppdrag startar med ett kartläggningssamtal för att lyssna av behov, syfte och för att matcha ihop chef med lämplig konsult. Efter kartläggning ger vi förslag på omfattning, konsult och upplägg. Vi jobbar alltid utifrån chefens uppdrag och behov samt organisationens syfte och mål.
Nedan ger vi en förslag på upplägg och frågeställningar att hantera utifrån den beskrivna situationen med chef. Viktig för oss är att vi alltid arbetar utifrån det fältteoretiska synsättet vilket gör att vi är uppmärksamma på vad som händer i stunden i mötet med chefen. I varje tillfälle sker samskapande tillsamans med chef utifrån hens behov med utgångpunkt från hens och organisationens uppdrag.
Tillfälle 1 3-partssamtal
Syfte, förväntningar och kontraktering görs med chef och överordnande chef (om möjligt). Överordnande chef beskriver, utifrån organisationens vision, mål och personalpolicy chefens uppdrag och förväntningar på chef. Utifrån det får chef sedan fortsätta med att formulera hur hen uppfattar sitt uppdrag och hur det är för hen att ha ett sådan uppdrag. Utifrån detta skapas en utvecklinsplan. Om överordnande chef inte har möjlighet att delta utgår chef och konsult utifrån organisationens vision, mål och personalpolicy och chef får till nästa tillfälle stämma av och reda ut eventuella oklarheter med sin chef att hen uppfattat sitt uppdrag på korrekt sätt.
Tillfälle 2-9
Tillfällena kan också erbjudas, om så önskas, genom web-möten.
Fortsatta tillfällena är en utvecklingsprocess där chef steg för steg, med stöd av konsult, utforskar tankar, känslor och förhållningssätt i förhållande till det dagliga arbete och specifika utvecklingsområdet. Konsult jobbar alltid utifrån chefens vardagliga situationer. Chef väljer frågeställningar, dilemman och utmaningar vid varje tillfälle, kopplat till sin utvecklingsplan.
Konsult utforskar situationen genom öppna och cirkulära frågeställningar, att spegla chefen och utforska hens reaktioner inför olika situationer för att synliggöra och medvetandegöra. Genom detta får chefen möjlighet att se nya val och handlingsmöjligheter. Chef får möjlighet att träna och utforska hur hen reagerar inför olika situationer i syfte att öka hens medvetenhet och tillhörande reaktioner. Vid vissa tillfällen kan det hända att chef får hemuppgifter. Att ta med sig en handlingsplan till organisationen, utföra och komma tillbaka till konsult för att utvärdera och få ett lärande om utförandet
Oavsett situation och frågeställning är det viktigt i vårt stödjande med chef att hålla helhetsperspektivet. Löpande avstämningar görs för att säkerställa att frågeställningarna som chefen valt är i linje med hens uppdrag och organisationens uppdrag och mål och att chefen jobbar utifrån utvecklingsområden som hen och överordande chef kommit överens om. Under tillfällena skapas förutsättningar och möjligheter för chef att träna inför verkliga situationer, få nya insikter, få förslag till användbara verktyg och konsultens erfarenheter. När det behövs kan konsult använda teori och modeller för att göra situationer mer förstående för chef.
Utifrån chefens utmaning att få med sig sina avdelningschefer kan inledande tänkbara tillfällen vara att konsult stöttar chef att formulera, utifrån sitt egna uppdrag, vad chefen anser att ledningsgruppen har för uppdrag och vidare stöttar chefen i hur hen kan föra in det i sin ledningsgrupp. Viktigt blir att chefen får en tydlig bild som hen kan dela med sig av samt få chefen att dela sin bild och därmed få gruppen att se det gemensamma uppdraget.
Hur vill du bjuda in de andra? Vilka krav och förväntningar har du på medlemmarna? Hur vill du prata med dina avdelningschefer? Om i, grupp behöver någon bli informerade innan? Om individuellt, vad behöver du säga, vad vill du säga?Hur skulle du forma det gemensamma uppdrag? Hur kan du jobba med gruppen för att forma det gemensamma uppdrag? Vad är deras bilder av uppdraget? Hur kan ni dela bilder för att få en ökad förståelse för varandra situation?
För att öka medvetenheten om chefens kontext får hen kartlägga och synliggöra systematiska beroendesamband genom att rita upp organisationsschema och systemkarta. Utifrån detta synliggöra chefens olika relationer och beroenden mellan sina avdelningschefer och i systemet. Det blir också tydligt hur de påverkar resten av organisationen och även blir påverkade av densamma. Det tydliggörs även hur chefen påverkar och blir påverkad.
Hur påverkar ditt beteenden och agerande dina kollegor, grupp och organisation? Hur påverkar organisationen, gruppen och kollegorna dig? Hur känner och tänker du om det som har hänt? Vad har du hört och sett? Vad behöver du för stöd uppifrån? Finns det, eller vad behöver du göra för att få det stödet? Hur har du det med dina avdelningschefer? Vilken roll tar de i gruppen? Vad blir dina reaktioner när du ser systemkartan, relationerna och beroendena? Hur vill du ha det? Vad behöver du göra för att uppnå det?
För att stärka sitt ledarskap kan chefen behöva göra en 360-graders feedback. Tillsammans med konsult går chef igenom sina personliga kärnkompetenser som en inledning för att starta processen. För att starta denna process använder vi oss av Nevis & Gaffneys modell. Denna process bidrar till att chefen själv reflekterar över sina styrkor och vad som händer vid överanvändning av dessa och kan då själv se sina utvecklingsvägar. Integreringen blir djupare när vi själva kommer på, inser och blir medvetna om våra styrkor och utvecklingsvägar. Chefen får här kontakt med sig själv och sin verklighet. Konsult finns där för att stödja och hjälpa chefen att komma till insikt och bli medveten. Utifrån de tankar och reflektioner som chefen kommer fram till stödjer konsult chefen att ta fram frågor och underlag att ställa till kollegor, medarbetare och sin chef för 360 graders feedback. Om chef istället föredrar att använda ett digitalt verktyg (SDI, IDI Farax ect) för inhämtning av feedback används det. Vår erfarenhet gör att vi oftast rekommenderar den första metoden som ger möjlighet till att träna en öppen och transparent dialog om det egna ledarskapet som bidrar till ökad tillit och öppenhet i organisationen. Oavsett metod träffas chefen och konsult för att tillsammans gå igenom underlaget. Chefen får här möjlighet att reflektera kring feedbacken och bolla med konsult som stödjer och hjälper chefen se sina styrkor och utvecklingsvägar. Genom att chefen själv sammanfattar sin feedback och kan visa på sina utvecklingsvägar skapas självinsikt och medvetenhet.
Tillfälle 10 Avslutning
Vid sista tillfället medverkar inledningsvis överordande chef för att sammanfatta och stämma av de inledande målen. Innehållet som har tagits fram under programmet är konfidentiellt. Chefens utvecklingsområden diskuteras övergripande som grund för feedbacken på sin utveckling. Chefen väljer hur mycket hen vill dela med sig och överordnande chef får ge feedback på måluppfyllelsen. Konsultens insats följs också upp och avslutningsvis gör chef och konsult ett avslut. Utvärdering sker där chef och konsult går igenom de inledande målen och måluppfyllelse samt chefens utvecklingsområden. Chefen sammanfattar mönster i sitt ledarskap och i sin organisation och gör även en eventuell utvecklingsplan framåt. Kan ej överordande chef medverka görs utvärdering mellan konsult och chef samt att Konsultchef följer upp med överordande chef efter avslutat uppdrag.